Irgendwann reicht die Excel-Tabelle nicht mehr.

Ein CRM ist so etwas wie das Gedächtnis deines Unternehmens für alles rund um die Kundschaft: wer sie sind, was sie brauchen und wann du dich wieder melden wolltest. Schauen wir uns in den nächsten Minuten an, warum das so viel bringt.

Anfangen ↓

01 / Grundlagen

Was ein CRM
eigentlich ist.

CRM steht für Customer Relationship Management. Als Software ist es eine zentrale Datenbank, in der alle Infos zu einem Kontakt zusammenlaufen.

Anrufe, E-Mails, Angebote, Termine, offene Aufgaben: alles hängt am jeweiligen Kontakt. Statt dass das Wissen in einzelnen Köpfen, Tabellen und Postfächern verstreut liegt, hat das ganze Team denselben Blick auf jede Beziehung.

Vertrieb, Marketing und Service arbeiten mit denselben Informationen. Aus „Ich glaube, da war mal was" wird „Ich sehe genau, was zuletzt lief."

02 / Das Problem

Ohne CRM
vs. mit CRM.

Jedes wachsende Unternehmen kennt den Moment, in dem es zu viele Kontakte für Kopf und Tabelle werden.

Vorher

Verstreut

–Kundendaten in fünf Excel-Dateien, drei Postfächern und einem Notizbuch
–„Wer hat zuletzt mit Herrn Müller telefoniert?"
–Anfragen versanden, weil niemand nachfasst
–Wenn jemand kündigt, geht das Wissen mit
–Niemand weiß so recht, welcher Deal wie weit ist

Nachher

Verbunden

+Alle Kontakte und ihre Historie an einem Ort, jederzeit durchsuchbar
+Ein Klick zeigt die komplette Historie eines Kontakts
+Eine Erinnerung meldet sich, sobald ein Follow-up fällig ist
+Das Wissen bleibt im Unternehmen und nicht nur im Kopf
+Die Pipeline zeigt jeden Deal und seine Phase

03 / Warum es sich lohnt

Was du
davon hast.

01
Keine Anfrage geht unter
Jede Anfrage bekommt automatisch eine feste Zuständigkeit und eine Frist. So geht das Nachfassen im Alltag nicht mehr verloren.
02
Bessere Kundenerlebnisse
Wer anruft, wird erkannt. Das Team kennt die Vorgeschichte und muss nicht nachfragen, was längst besprochen wurde.
03
Verkaufen mit Überblick
Die Pipeline zeigt, wo Deals hängen bleiben. Und Prognosen beruhen auf echten Zahlen statt auf dem Bauchgefühl.
04
Wissen bleibt
Ob Urlaub, Krankheit oder Kündigung: Die Kundenbeziehung gehört dem Unternehmen und nicht einer einzelnen Person.
05
Routine läuft von allein
Willkommens-Mails, Erinnerungen und Aufgaben passieren automatisch. Das schafft Zeit für die eigentlichen Gespräche.
06
Entscheiden mit Daten
Woher kommen eure besten Kund:innen, welche Kampagne bringt was? Im CRM lässt sich das nachsehen.

04 / Unter der Haube

Die wichtigsten
Funktionen.

Tipp auf eine Zeile, um mehr zu sehen. Fast jedes CRM baut auf diesen Bausteinen auf.

01Kontakt- & Firmenverwaltung

Alle Personen und Firmen mit Stammdaten, Ansprechpartnern, Tags und der kompletten Historie. Jede E-Mail und jeder Anruf landet automatisch beim richtigen Kontakt.

02Sales-Pipeline

Deals wandern durch feste Phasen wie Lead, Qualifiziert, Angebot und Abschluss. Man sieht jederzeit, wie viel Umsatz in welcher Phase steckt und wo es klemmt.

03Automatisierung & Workflows

Einfache Wenn-dann-Regeln: Ein neuer Lead erzeugt eine Aufgabe, ein gewonnener Deal schickt die Willkommens-Mail, und wenn sieben Tage lang niemand nachfasst, kommt eine Erinnerung.

04Reporting & Dashboards

Umsatzprognosen, Conversion-Raten, Aktivität pro Person, beste Lead-Quellen: alles live und übersichtlich. So entscheidet man mit Zahlen im Rücken.

05E-Mail- & Kommunikations-Integration

Postfach, Telefonie, Kalender und oft auch Chat docken an. Die Kommunikation wird automatisch protokolliert, ohne dass jemand etwas kopieren muss.

06Marketing & Service

Newsletter, Kampagnen-Tracking und Support-Tickets stecken im selben System. So sieht der Vertrieb, was das Marketing verschickt hat, und der Support weiß, wie wichtig ein Kunde ist.

05 / Interaktiv

Spiel eine
Pipeline durch.

So ähnlich sieht die tägliche Arbeit im CRM aus. Klick einen Lead an, um ihn eine Phase weiterzuschieben, und bring alle bis „Gewonnen".

Offene Deals0

Pipeline-Wert0 €

Gewonnen0 €

Gewinnquote–

Karte ziehen oder antippen, um sie weiterzuschieben. Mit ✕ als verloren markieren.

01

Neue Leads

02

Qualifiziert

03

Angebot

04

Gewonnen

05

Verloren

06 / Rechenbeispiel

Was konsequentes
Nachfassen bringt.

Ein CRM sorgt dafür, dass keine Anfrage untergeht. Und schon eine kleine Steigerung deiner Abschlussquote macht übers Jahr viel aus.

Leads pro Monat 100

Ø Auftragswert 2.000 €

Deine heutige Abschlussquote 10 %

Relative Steigerung der Abschlussquote (Annahme)

Zusätzlicher Umsatz pro Jahr

0 €

Die angenommene Verbesserung ist nur ein Rechenbeispiel und kein Versprechen. Worum es eigentlich geht: Mit einem CRM bleibt keine Anfrage liegen.

07 / Der Markt

Bekannte
CRM-Systeme.

Vom schlanken Tool für Startups bis zur großen Enterprise-Lösung. Nach Unternehmensgröße filtern:

SF

Salesforce

Der Marktführer und für viele das Synonym für Cloud-CRM. Sehr mächtig und über Sales- und Service-Cloud anpassbar, dafür auch entsprechend komplex.

MarktführerSehr flexibel

HS

HubSpot

Beliebt bei Startups und im Mittelstand. Guter kostenloser Einstieg, Marketing, Sales und Service in einem, dazu einfach zu bedienen.

Kostenlos startbarAll-in-one

MS

Dynamics 365

Tief in die Microsoft-Welt integriert, also Teams, Outlook und Office. Verbindet CRM und ERP und passt gut zu bestehenden Microsoft-Häusern.

MS-ÖkosystemCRM + ERP

Pd

Pipedrive

Schlank und auf den Vertrieb fokussiert. Die visuelle Pipeline steht im Mittelpunkt, schnell eingerichtet und ideal für kleine Sales-Teams.

Sales-FokusEinsteigerfreundlich

Zo

Zoho CRM

Günstig und funktionsreich, Teil einer großen App-Suite. Beliebt bei preisbewussten KMU, die viel Funktion fürs Geld wollen.

Preis-LeistungApp-Suite

SAP

SAP Sales Cloud

Für große Unternehmen mit SAP-Landschaft. Eng mit den ERP-Prozessen verzahnt und stark in Industrie und B2B.

Enterprise-B2BERP-Integration

08 / Der Test

Braucht dein
Unternehmen ein CRM?

Vier kurze Fragen. Antworte ehrlich, am Ende bekommst du eine Einschätzung für dein Unternehmen.

Q1

Verliert ihr im Unternehmen manchmal den Überblick, wer welche:n Kund:in zuletzt kontaktiert hat?

Ja, kommt vor

Nein, alles klar

Q2

Liegen eure Kundendaten verstreut in Excel, Postfächern oder Köpfen?

Ja

Nein, zentral

Q3

Arbeiten in eurem Unternehmen mehrere Personen mit denselben Kund:innen?

Ja

Nein, nur eine

Q4

Passiert es, dass bei euch Anfragen oder Follow-ups liegen bleiben?

Leider ja

Nie

09 / Zum Mitnehmen

01
Ein CRM ist das gemeinsame Gedächtnis für alle Kundenbeziehungen.
02
Es sorgt dafür, dass Nachfassen und Verkaufen nicht mehr vom Zufall abhängen.
03
Das richtige Tool hängt von Größe, Budget und vorhandener Software ab, nicht von der längsten Feature-Liste.